Rådgiver
Teksten forneden er maskineoversat fra den tyske originaltekst.
Ting at vide om makuleringsmaskiner
Hvorfor skal dokumenter bortskaffes i papirklipperen?
Vigtige regler for virksomheder: Din 66399, DSGBO, BDSG, opbevaringsperioder
Hvilke dokumenter skal makuleres?
Papirkvernere: hvad er vigtigt?
Vedligeholdelse: skal makuleringsmaskiner olieres?
Hvorfor skal dokumenter bortskaffes i papirklipperen?
Dokumenter med følsomme, fortrolige eller beskyttede data skal makuleres med makuleringsmaskinen af en simpel grund: misbrug af data. Uanset om det er et personligt kreditkort, kundedata eller skattedokumenter - fulde navne, fødselsdatoer, underskrifter og kontooplysninger inviterer kriminelle til at stjæle data. Du kan nu tjene en masse penge med det. I det private område er det muligt at tømme konti, bruge e-mail-adressen til spam-mail eller misbruge din identitet. I et forretningsmiljø kan skade på omdømme, kundetab eller økonomisk skade resultere.
Vigtige regler for virksomheder
Privatpersoner kan stort set selv bestemme, om de skal ødelægge cd'er med vigtige data, dvd'er, kreditkort eller skattedokumenter med en papirklippere. Det anbefales dog at beskytte dine egne data.
En anden juridisk situation gælder for virksomheder. Du er forpligtet til at ødelægge visse dokumenter. Grundlaget for denne forpligtelse er følgende:
DIN 66399
DIN-standarden 66399 giver virksomheder en præcis ramme for, hvilke dokumenter der skal være i papirkvernen. Destruktionsprocessen skal dog forblive rimelig med hensyn til omkostninger og indsats. Klassificeringen af data i beskyttelsesklasser og sikkerhedsniveauer specificeret i standardhjælpen.
Beskyttelsesklasser og sikkerhedsniveauer i henhold til DIN 66399
For det første klassificeres dokumenter ved hjælp af de tre beskyttelsesklasser. Sikkerhedsniveauerne definerer typen af dokumenter og den indsats, der kræves for deres genopbygning.
Normale beskyttelseskrav til interne data. Uautoriseret videregivelse eller videregivelse ville have begrænsede negative virkninger for virksomheden. Inkluderer sikkerhedsniveau 1 til 3.
Høje krav til beskyttelse af fortrolige data. Uautoriseret videregivelse eller videregivelse ville have væsentlig indvirkning på virksomheden og kunne krænke kontraktlige forpligtelser eller love. Inkluderer sikkerhedsniveauer 3 til 5.
Meget høje krav til beskyttelse af særligt fortrolige og hemmelige data. Uautoriseret videregivelse eller videregivelse ville have alvorlige virkninger for virksomheden og / eller ville være i strid med professionelle hemmeligheder, kontrakter og love. Inkluderer sikkerhedsniveauer 4 til 7.
| Beskyttelsesklasse | sikkerhedsniveau | Anvendelse | Mulig gengivelse af dataene | Klippetype |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Anbefales til databærere med generelt indhold, fx private dokumenter, kataloger. | Muligt med tidsforbrug uden værktøj og specialviden. | Strip cut eller partikel cut |
| 1 | 2 | Anbefales til databærere med interne data, fx til intern virksomhedskommunikation. | Muligt med hjælpemidler og særlige tidsforbrug. | Strip cut eller partikel cut |
| 1/2 | 3 | Anbefales til databærere med følsomme og fortrolige data, f.eks. Salgsrapporter, skattedokumenter, personlige data. | Kun muligt med betydelig indsats med hensyn til mennesker, ressourcer og tid. | Strip cut eller partikel cut |
| 2,3 | 4 | Anbefales til databærere med følsomme og fortrolige data, fx balancer, lønsedler, ansættelseskontrakter, personalefiler. | Kun muligt ved brug af ikke-kommercielt udstyr og specielle konstruktioner. | Partikelskæring |
| 2,3 | 5 | Anbefales til databærere med data, der skal holdes hemmelige, f.eks. Konkurrenceanalyser, procesdokumenter, forskningsdokumenter. | Usandsynligt i betragtning af den aktuelle teknologiske tilstand. | Partikelskæring |
| 3 | 6 | Anbefales til databærere med data, der skal holdes hemmelige, hvis der skal overholdes usædvanligt høje sikkerhedsforanstaltninger, f.eks. Patenter, byggeplaner. | Umuligt med den nyeste teknologi. | Partikelskæring |
| 3 | 7 | Anbefales til databærere med data, der skal holdes strengt fortrolige, hvis de højeste sikkerhedsforanstaltninger skal overholdes, f.eks. Efterretnings- eller militærinformation. | Umuligt i henhold til teknologi og videnskab. | Partikelskæring |
For at gøre ødelæggelsen af data meningsfuld og tidsbesparende, skal de dokumenter, der skal makuleres, adskilles efter sikkerhedsniveauer. Hvis dette ikke fungerer, skal dokumenterne destrueres i henhold til det højere sikkerhedsniveau. Dette undgår utilstrækkelig makulering af dokumenter.
Strip cut for lave sikkerhedsniveauer.
Partikelskæring er velegnet til alle sikkerhedsniveauer.
Klassificering af materialet
Som regel findes følsomme data ikke kun på papir, men også på en række forskellige medier. Dette skal også overholdes i overensstemmelse med DIN 33699-1. Dokumentredner, der kan ødelægge de tilsvarende databærere, er markeret med et bogstav efterfulgt af sikkerhedsniveauet. For eksempel O-1.
| forkortelse | Informationsvisning | Eksempler |
|---|---|---|
| P | Original størrelse | Papir, film, trykformularer |
| F | Nedsat form | Mikrofilm, folie |
| O | Optiske medier | CD, DVD |
| T | Magnetisk disk | ID-kort, disketter |
| H | Harddiske med magnetiske medier | |
| E | Elektroniske databærere | USB-stik, chipkort, halvlederharddiske, hukommelseskort |
Lagringstætheden eller størrelsen på informationsdisplayet afhænger af typen af databærer. For eksempel er der relativt lidt information på et ark papir. Til sammenligning gemmer smartkort med deres hukommelsesceller eller cd'er med deres dataspor betydeligt flere data i et mindre område. For effektivt at ødelægge dataene skal materialepartiklerne, der er skåret op af papirkvernen, vise sig at være tilsvarende små med en høj lagertæthed for at forhindre genopbygning. Størrelsen af materialepartiklerne kan findes ud fra materialeklassifikationen og sikkerhedsniveauet. For eksempel:
| sikkerhedsniveau | P (original størrelse) | O (optiske medier) | H (harddiske med magnetiske medier) |
|---|---|---|---|
| 1 | Materiale partikelareal maks. 2.000 m²eller strimmelbredde maks. 12 mm | Materiale partikelareal maks. 2000 mm² | Harddisken mekanisk / elektronisk ubrugelig |
| 2 | Materiale partikelareal maks. 800 mm²eller strimmelbredde maks. 6 mm | Materiale partikelareal maks. 800 mm² | Disk beskadiget |
| 3 | Materiale partikelareal maks. 320 mm²eller strimmelbredde maks. 2 mm | Materiale partikelareal maks. 160 mm² | Disk deformeret |
| 4 | Materiale partikelareal maks. 160 mm² | Materiale partikelareal maks. 30 mm² | Databærer opdelt og deformeret flere gange og materialepartikelareal maks. 2.000 mm² |
| 5 | Materiale partikelareal maks. 30 mm² | Materiale partikelareal maks. 10 mm² | Databæreren opdelt og deformeret flere gange og materialepartikelareal maks. 320 mm² |
| 6 | Materiale partikelareal maks. 10 mm² | Materiale partikelareal maks. 5 mm² | Databæreren opdelt og deformeret flere gange og materialepartikelareal maks. 10 mm² |
| 7 | Materiale partikelareal maks. 5 mm² | Materiale partikelareal maks. 0,2 mm² | Databærer opdelt og deformeret flere gange og materialepartikelareal maks. 5 mm² |
GDPR (generel databeskyttelsesforordning)
Den europæiske generelle databeskyttelsesforordning forbyder virksomheder at behandle personoplysninger om kunder og medarbejdere, dvs. lagre og redigere dem. Hvis der ikke er nogen eksplicit tilladt, juridisk reguleret undtagelse fra brugen af dataene, skal de indsamlede data destrueres eller slettes. Disse processer skal dokumenteres internt. GDPR refererer til DIN 66399-standarden for de generelle betingelser for dokumentdestruktion.
BDSG (Federal Data Protection Act)
Den føderale databeskyttelseslov definerer sletning af data som "at gøre lagrede personlige data uigenkendelige" (§3 stk. 4 punkt 5). Federal Data Protection Act foreskriver ikke, hvordan destruktionsprocessen skal finde sted. Dog regler§9 og§11 de tekniske og organisatoriske tiltag samt de generelle betingelser, der skal overholdes, når tredjeparter pålægges at indsamle data.
Opbevaringsperioder
Makulatoren må kun bruges, når de foreskrevne opbevaringsperioder er udløbet. Dette gælder ikke kun virksomheder, men i nogle tilfælde også privatpersoner. Som regel er fristerne for virksomheder i den kommercielle kode (§§238, 257 og 325 HGB) og i skattekoden (§147 AO) bemærker:
- Kommercielle breve, forretningsdokumenter og dokumenter med kommerciel og skattemæssig relevans opbevares i seks år.
- En ti-årig opbevaringsperiode gælder for eksempel handelsbøger, varebeholdninger, åbningsbalancer, ledelsesrapporter, konsoliderede regnskaber, indgående og udgående fakturaer og regnskabsdokumenter.
- Privatpersoner er forpligtet til at opbevare fakturaer og kvitteringer for afgiftspligtige tjenester i to år. Dette inkluderer dokumenter om manuelt og strukturelt arbejde på din egen ejendom eller i dit eget hjem.
Hvilke dokumenter skal / skal makuleres?
Det er vigtigt at bemærke, at ikke kun ansatte, der er på kontoret, makulerer dokumenter. Denne mulighed skal også være tilgængelig på hjemmekontoret. En topmonteret dokumentstikkemaskine eller en dokumentstimulator med en lille opsamlingsbeholder er tilstrækkelig. Sikkerhedsniveauet er også vigtigt her.
Papirkvernere: hvad er vigtigt?
For at finde den rigtige makuleringsmaskine er de tekniske egenskaber vigtige ud over at overholde de sikkerhedsrelevante funktioner.
klippeevne;
Afhængigt af mængden af datamedier, der skal destrueres, er det især nyttigt for dokumenter i papirform, at flere ark papir kan strimles på én gang. Mange enheder kan have op til otte ark.
Opsamlingsbeholder
Afhængig af mængden er størrelsen på den indsamlingsbeholder, der indsamler databæreruddragene, også afhængig af mængden. Beholderen skal være stor nok, så du ikke behøver at tømme den for ofte. For private husstande eller små kontorer, der kun makulerer i ny og næ, er små opsamlingsbeholdere på 4 eller 7 liter tilstrækkelige. Kontorer med åbent plan, hvor dokumentförstikkeren dagligt bruges af flere mennesker, foretrækker at bruge en enhed med en 100 eller 120 liters opsamlingsbeholder.
Type databærer:
Hvilke databærere skal destrueres? Er det kun papirformater eller også cd'er, dvd'er eller kreditkort? Der er kombinerede dokumentskærere, der kan behandle forskellige medier.
Derudover kan nogle papirkvernere ødelægge hæfteklammer eller papirclips, så hæftepapir ikke behøver at skilles omhyggeligt først.
Skæretype:
Dokumentfredningsmaskiner med sikkerhedsniveauer 1, 2 og 3 bruger normalt strimelskæring, hvor papiret skæres i lange, smalle strimler. Strimlerne er op til ca. 7 mm brede. Skæreydelsen for enheder med strimmelsnit er højere end for enheder med partikelskæring. De ødelægger databærere på kortere tid.
Ved partikelskæring eller tværskæring skæres databæreren i længderetninger og tværveje, så der dannes små partikler. Størrelsen på partiklerne afhænger af det sikkerhedsniveau, som papirreddeleren er klassificeret i. Generelt betragtes denne form for destruktion som sikker og er velegnet til dokumenter med et højt fortrolighedsniveau (sikkerhedsniveau 3 til 7).
Støjniveau:
Ikke at undervurdere er støjniveauet i dokumentförstærkeren, som på nogle enheder kan nå op på en støvsuger. Det generer de andre kolleger - især når meget strimles. Derfor anbefales en stille enhed på omkring 50 dB i større kontorer.
Vedligeholdelse: skal makuleringsmaskiner olieres?
Især når dokumentskærere kører regelmæssigt, slides de to skærevalser, der mekanisk kører mod hinanden, over tid. Så snart enheden laver usædvanlige lyde, skal den smøres igen. Hvis enheden bruges regelmæssigt, er det tilstrækkeligt med oliering en gang om ugen. Regelmæssig rengøring med olie anbefales især til partikelsnit. Dette fjerner alle partikler, der er fanget i skærevalserne.
Der er en række produkter at vælge imellem, inklusive oliepapir og flaskeolie.
Oliepapir: Dette papir i A4-format placeres i shredderen som normalt papir og makuleres af skærevalserne. Skæring frigiver olien og smører skærevalserne jævnt. Nogle producenter anbefaler, at du lægger makulatoren i omvendt rækkefølge efter makulering af oliepapiret for at distribuere olien endnu bedre.
Oliepapir kan dog kun bruges, hvis skærevalserne endnu ikke er tilstoppede.
Olie: Hvis du bruger olie fra flasken, har du brug for en stabil hånd og lidt erfaring. For meget olie kan beskadige enheden, for lidt olie hjælper ikke mod slitage. Tip: Påfør olien på et normalt ark papir og brug det som oliepapir. Dette sikrer en jævn film med olie på skærevalserne.