Rådgiver
Teksten forneden er maskineoversat fra den tyske originaltekst.
Værd at vide om tidsregistreringssystemer
Hvad er tidsregistreringssystemer?
Hvordan fungerer tidsplanlægning og adgangskontrol?
Fordele ved den elektroniske tidsregistrering og adgangskontrol
Vores praktiske tip: Gennemfør en tidsregistrering af minijobsoverholder lovgivningen
Enkel programmering af tidsregistreringssoftware
FAQ - ofte stillede spørgsmål om tidsplanlægning og adgangsstyring
Hvad er tidsregistreringssystemer?
Systemer til registrering af tidsforbrug anvendes til at registrere personalets arbejdstid, f.eks. for at udarbejde en opgørelse over de ydelser, der er præsteret i denne periode. Det, der tidligere var stempeluret, overtager i dag en elektronisk tidsregistreringsenhed med en sensor og en tidsregistreringssoftware.
Et adgangskontrolsystem sikrer derimod, at kun personer, der opfylder de på forhånd definerede betingelser for adgang, har adgang til et område. På denne måde sikres det, at ingen uautoriserede personer forstyrrer eller truer driften. I praksis er det ikke usædvanligt, at systemer til tidsplanlægning og adgangskontrol kombineres og forvaltes via det samme system.
Hvordan fungerer tidsplanlægning og adgangskontrol?
Moderne systemer, der registrerer personalets arbejdstid og forvalter adgangsveje, arbejder med et chipkort eller en transponder og et scanningsværktøj. RFID (Radio Frequency Identification), som sender en lagret kode ved hjælp af radiobølger, sørger for trådløs kommunikation i nærfeltkommunikation mellem enhederne. Denne modtages af sensoren i læseapparatet og udløser en bestemt handling, for eksempel start af tidsregistrering og/eller åbning af en dør. Det hele styres via en central tidsregistreringssoftware, som muliggør en hurtig og nem håndtering. Tidsplanlægning stopper, så snart medarbejderen holder chippen tilbage til en læser.
Programmering af transponder- eller chipkort sker via central software. Hvis der skal omprogrammeres chips for f.eks. at give den eller de ansatte adgang til nye områder, klares dette på få minutter via softwaren. Hvis chippen går tabt, kan den spærres med nogle få klik for at forhindre uvedkommende i at få adgang til bygningen. Tidligere måtte lukkecylindere i sådanne tilfælde undertiden udskiftes på dørene, og nye nøgler måtte fordeles.
Moderne løsninger består normalt af et fast monteret læseapparat, der f.eks. er placeret ved virksomhedens hoved- eller indgangssted. Medarbejderne får en praktisk lille transponder eller et kort med en programmerbar chip, der fodres med oplysninger fra den nye ejer og sender via RFID. Så snart medarbejderne går ind i bygningen, holder de kort chipkortet eller transponderen hen til læseapparatet, og de afventer et kort lydsignal eller en statusmeddelelse på skærmen og er derefter logget på.
Fordele ved den elektroniske tidsregistrering og adgangskontrol
Fra dette tidspunkt skal uret tikkes og registrerer på få sekunder, hvor medarbejderen er til stede, indtil transponderen eller chipkortet igen holdes tilbage til læseapparatet. Hvis en montering af flere enheder også sker til pauserum eller andre udgange, er det muligt at registrere pausetider. Det er en fordel for lovgiveren, og det er også en fordel for arbejdsgiveren selv På denne måde kan det sikres, at medarbejderne overholder (lovmæssige) pausetider.
Nogle gange kan det skabe usikkerhed blandt de ansatte, hvis der indføres et system for registrering af arbejdstiden i virksomhederne. Der er måske en udbredt frygt for, at arbejdsgiveren vil "overvåge", når et sådant system er gennemført. Faktisk kan en professionel tidsregistrering medføre mange fordele for begge sider. Arbejdstageren skal f.eks. holde sig orienteret om det nøjagtige antal arbejdstimer og eventuelt overtimer samt om ferie- og sygedage.
Derudover er det muligt og til tider hensigtsmæssigt at sammenkoble tidsregistrering og adgangskontrol. Således klarer de ansatte to trin på én gang: For det første start tidsregistreringen, og for det andet får de selv adgang til arbejdsstedet. Adgangsrettighederne kan defineres præcist for de enkelte områder for at sikre, at kun autoriseret personale har adgang til bestemte rum eller etager. Da programmeringen sker via software, kan spontane ændringer hurtigt og nemt realiseres. Det betyder også, at RFID-chippen kan tildeles besøgende, som kan nøjes med at bruge tid. Hvis den besøgende ikke har afleveret kortet eller den lille chip, udgør dette ikke en sikkerhedsrisiko.
Vores praktiske tip: Gennemfør en tidsregistrering af minijobsoverholder lovgivningen
Siden den 1. Januar 2015 har Tyskland haft en lovbestemt mindsteløn. Især for mindre ansatte ("minijobber") betyder dette en præcis og pålidelig tidsregistrering, der sikrer, at 450-euro-grænsen eller den foreskrevne timeløn overholdes. Arbejdsgiveren er desuden forpligtet til at dokumentere start, afslutning og varighed af den daglige arbejdstid. Med et moderne tidsplanlægningssystem vil disse opgaver blive dækket på en pålidelig og ikke-byrdefuld måde i overensstemmelse med lovgiverens retningslinjer.
Enkel programmering af tidsregistreringssoftware
En moderne elektronisk tidsregistrering giver langt mere end blot registrering af arbejdstidsprækker. De kan bruges til at registrere de enkelte trin i arbejdet, f.eks. i forbindelse med evaluering af konkrete projekter. De indsamlede data og dermed projektets fremskridt kan overvåges til enhver tid og endda i realtid. Disse oplysninger er nyttige, når det drejer sig om at give den overordnede eller kunden oplysninger om projektets aktuelle status. Men der er også en fordel ved afviklingen af projektet: Timerne kan overføres direkte og med meget lidt besvær til beregningerne, hvilket giver større gennemsigtighed. De ordregivende myndigheder kan således se, hvilke opgaver der er blevet brugt mest tid på, og de kan bedre forstå projektarbejdet. For de ledende medarbejdere og projektdeltagerne er der på grundlag af den tidsregistrering, der er foretaget af erfaringer med fremtidige projekter.
FAQ - ofte stillede spørgsmål om tidsplanlægning og adgangsstyring
Der kan anvendes forskellige transpondere i ét system.
Er der andre muligheder for elektronisk tidsplanlægning og adgangskontrol?
I dag findes der ikke længere kun elektroniske tidsregistreringssystemer og adgangskontrol med RFID-transpondere eller chipkort. RFID-baseret teknologi NFC ("Near Field Communication") giver endda mulighed for at bruge din egen smartphone. Hvis der er monteret en NFC-chip i smartphonen, kan den bruges til elektronisk tidsregistrering og adgangsregistrering. Forudsætningen er, at alle medarbejdere har en passende enhed til denne type mobil tidsregistrering, for eksempel en tjenesteanvendt smartphone.
Er tidsregistreringssystemer også nyttige for små virksomheder?
Tids- og adgangsstyringssystemer er ikke kun nyttige for store virksomheder, men også for mindre virksomheder. De sikrer, at alle ansatte kan registrere deres arbejdstid på en pålidelig måde, mens arbejdsgiveren altid bevarer overblikket. Der er også tale om beskyttelse af følsomme områder i virksomheden, da adgangen kan programmeres fleksibelt og i en flænsom form. Moderne udgave af arbejdstierne er ikke dyr og kan endda spare penge, fordi personaleafdelingen ikke længere behøver at slå sig ned med at analysere timesedler i lang tid.